Deze privacyverklaring is van toepassing op Kinderdagcentrum De Olijftuin,

 

In deze privacyverklaring wordt de term “ouder” gebruikt. Hiermee wordt de ouder c.q. verzorger c.q. de wettelijk vertegenwoordiger van het kind bedoeld die het ouderlijk gezag heeft over het kind jonger dan 16 jaar en die een contract met ons heeft getekend. Wij gaan ervanuit dat deze ouder eventuele verzoeken voortvloeiende uit dit privacyreglement afstemt met de andere ouder (niet zijnde contractouder).

 

KDC De Olijftuin doet er alles aan om uw privacy te waarborgen en zorgt voor een goede verwerking van uw persoonsgegevens. KDC De Olijftuin houdt zich daarbij aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

 

1. De gegevens

De gegevens die wij verwerken zijn in ieder geval:

• Personalia / identificatiegegevens, zoals naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, geboortedatum, e-mailadres;

• Financiële / administratieve gegevens, zoals zorgovereenkomst, IBAN, BSN, klantnummer SVB;

• Aanvullende gegevens die betrekking hebben op de dienstverlening aan ouders, zoals gezinssamenstelling, noodnummer;

• Aanvullende gegevens die betrekking hebben op de observatie, het welbevinden en ontwikkeling van het kind, zoals de vorm van opvang, opvangtijden, allergieën, medicijngebruik, machtiging toedienen medicijnen, inentingen, bijzondere eetgewoonten, contactgegevens huisarts, evaluatie/observatieformulieren, kindvolgsysteem.

 

 

 

 

1. Doel van het gebruik van de gegevens

   1. De gegevens worden gebruikt ten behoeve van het uitvoeren van onze taken en verantwoordelijkheden. De gegevens zijn nodig om de overeenkomst met de ouder zo goed mogelijk uit te kunnen oefenen en het kind de juiste zorg te kunnen bieden.

   2. Gegevens genoemd onder artikel 1 registreren we:

• zodat we voldoen aan wet- en regelgeving;

• zodat we een correcte financiële administratie kunnen verzorgen;

• zodat we het kind de juist opvang, verzorging en begeleiding kunnen geven;

• we contacten met ouders van de kinderen kunnen onderhouden;

• zodat we subsidie/toeslagen kunnen aanvragen/verantwoorden.

 

1. Verwerking van de gegevens

   1. Onze directie heeft zeggenschap over de persoonsregistratie en is verantwoordelijk voor de naleving van deze privacyverklaring (houder).

   2. De registratie wordt, onder verantwoordelijkheid van de houder, dagelijks beheerd door het management (beheerder).

   3. De partijen, niet behorend tot onze organisatie die het geheel of een gedeelte van de faciliteiten van de persoonsregistratie onder zich heeft onder zich heeft zijn (verwerker):

• ICT-partner

• Personeelsplanningssysteem

• Ouderportaal

• Salarisadministratiesysteem

• Kindvolgsysteem

• Financieel administratiepakket

• Overige IT back-upsystemen

  1. Onze medewerkers zijn voor zover noodzakelijk voor het inhoudelijk functioneren geautoriseerd de gegevens in de persoonsregistratie in te voeren, in te zien en/of te veranderen (gebruikers). Dat zijn in ieder geval:

• Directie

• Management

• Bedrijfsvoering

• Leidinggevenden

• Pedagogisch medewerkers

• Ouders (indien er sprake is van beveiligd ouderportaal)

 

1. Uitwisseling van gegevens met derden

   1. Een veilige en vertrouwde omgeving voor de kinderen staat voor ons voorop. Het is voor de ontwikkeling van de kinderen belangrijk om regelmatig overleg en afstemming met de ouders te hebben. Hierbij wisselen wij informatie uit.

   2. In het kader van de uitoefening van onze taken of in het belang van het kind moeten wij ook persoonsgegevens uitwisselen met derden, zoals Belastingdienst, SVB, GGD, Bureau Jeugdzorg, gemeente, scholen, andere zorgaanbieders, etc.

   3. De persoonsgegevens mogen wij zonder toestemming van de ouder met derden delen:

• als er een wettelijke grondslag aanwezig is;

• als dat gelet op het doel van de gegevensverzameling is toegestaan en de ouder redelijkerwijs kan weten dat verstrekking plaats kan vinden;

• als er een dringende en gewichtige reden is, voor zover de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde(n) daardoor niet onevenredig geschaad wordt;

• in het belang van het kind.

  1. In alle andere gevallen zal er altijd aan de ouder toestemming worden gevraagd voor verstrekking van persoonsgegevens.

 

1. Beveiliging

   1. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen.

   2. Wij zorgen ervoor dat alle gegevens die digitaal worden opgeslagen beveiligd zijn. De digitale gegevens zijn alleen toegankelijk voor de houder, beheerders of verwerkers. Deze digitale informatie is beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord. Schriftelijke gegevens worden opgeborgen in de daarvoor bestemde af te sluiten kast.

   3. We maken back-ups van persoonsgegevens met als doel deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

   4. Wij informeren onze medewerkers over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

   5. Alle betrokkenen bij uw persoonsgegevens zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

   6. Onze beveiliging wordt regelmatig getest en geëvalueerd.

 

1. Foto / filmbeleid

   1. Voor alle beeldopnamen (foto’s en video’s) die worden gemaakt op onze locatie geldt dat zij vallen onder de privacywetgeving. Dit geldt dus voor opnamen door onze medewerkers én door ouders en andere bezoekers.

   2. Beeldmateriaal wordt door onze medewerkers uitsluitend gemaakt met de foto-/filmcamera of iPad van ons, de Stichting.

   3. In het kader van educatie, informatie en ontwikkeling van het kind maken onze pedagogisch medewerkers regelmatig beeldmateriaal in spel- en/of verzorgingssituaties.

   4. Het beeldmateriaal wordt door ons, onze medewerkers en ouders niet verspreid via (social) media.

   5. Ouders kunnen in het ouderportaal/toestemmingsformulier aangeven of en waarvoor beeldmateriaal van hun kind gemaakt mag worden.

   6. Wij vernietigen het beeldmateriaal als de ouder daarom verzoekt of wanneer de beelden niet langer meer nodig of representatief zijn.

 

1. Cameratoezicht

   1. Wij achten het noodzakelijk om op onze locatie gebruik te maken van cameratoezicht. Wij doen dit voor de bescherming van eigendommen en de bescherming van kinderen, bezoekers en medewerkers.

   2. Iedere bezoeker, medewerker en ouder worden over het cameratoezicht geïnformeerd. Dat gebeurd bij het sluiten van de overeenkomst, door plaatsing van waarschuwingsborden (bij de ingang van en) op onze locatie en in onderhavige privacyverklaring op onze website. Ook zijn de camera’s duidelijk zichtbaar geplaatst.

   3. Bij de plaatsing van de camera’s hebben wij zorgvuldig aandacht besteedt over de plaats en het bereik. Alle mogelijke alternatieven, al dan niet minder ingrijpend zijn verkend. Waar nodig is een DPIA (gegevensbeschermingseffectbeoordeling) uitgevoerd.

   4. Wanneer wij vinden dat er incidenteel heimelijk cameratoezicht noodzakelijk is, zullen wij ook eerst een DPIA laten uitvoeren. Bij heimelijk cameratoezicht worden de beelden direct vernietigd na gebruik of zolang bewaard als nodig voor bewijsmateriaal in het kader van bijvoorbeeld een strafrechtelijk onderzoek.

   5. De camera’s zijn geïnstalleerd door een professionele partij. Deze professionele partij staat garant voor de technologie, onderhoud en veiligheid van de opnamen. De professionele partij beveiligd en bewaart de beelden gedurende 12 dagen of langer als dit noodzakelijk is voor de bescherming van de eigendommen of de veiligheid van medewerkers, kinderen of bezoekers. De professionele partij zorgt daarna voor een deugdelijke vernietiging van de beelden.

   6. De camerabeelden vallen onder het medisch beroepsgeheim deze zullen wij niet zomaar aan derden verstrekken.

 

1. Termijn

   1. Wij bewaren de persoonsgegevens zo lang als nodig voor de uitvoering van de overeenkomst of zolang de wet dat verplicht. Daarna worden uw gegevens verwijderd of zodanig geanonimiseerd dat herleiding redelijkerwijs niet mogelijk is.

 

1. Uw rechten op grond van de AVG

   1. U hebt het recht om kennis te nemen van de geregistreerde gegevens. U hebt het recht op:

• informatie

• inzage

• correctie

• bezwaar

• beperking

• vergetelheid (verwijdering/vernietiging)

• dataportabiliteit (recht overdragen gegevens)

• indienen klacht

Een verzoek voor een van bovenstaande rechten kunt u per e-mail indienen naar ​info@deolijftuin.nl. Binnen 30 dagen nemen wij uw verzoek in behandeling. U ontvangt van ons schriftelijk bericht over uw verzoek.

1. Er kan ook een klacht worden ingediend bij de Functionaris voor de Gegevensbescherming.

2. Tot slot kan een klacht worden voorgelegd aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

 

Versie juli 2024